Konferens terrass vid havet vid Stockholms inlopp

Konferens & Möte 15 minuter från Stockholm.

​Tips för ett lyckat digitalt möte

Nedan följer några små enkla tips att tänka på som arrangör av digitala möten. De vanligaste programmen att använda är ZOOM, Teams eller Google meet.

digital debatt
walk and talk
strategi

Inför mötet

✓ Agenda – Skicka gärna ut en agenda i förväg, så att alla vet vad som gäller och kan förbereda sig.
✓ Information om hur man ansluter till mötet – I mötesinbjudan är det bra om man är tydlig med hur man gör rent tekniskt för att närvara på mötet. (kanske bara skicka med en länk).
✓ Bestäm vem som har vilken uppgift – En tydlig rollfördelning och en bra mötesstruktur
✓ Chattansvarig – När det är många med på mötet kan det vara bra med en chattansvarig som kan ge inspel till mötet från chatten.
✓ Var ute i god tid – Vänj dig med din nya utrustning och kolla så att allt fungerar.
✓ Protokoll – Välj gärna ut en annan mötesdeltagare än dig själv som för anteckningar. Som mötesledare i ett distansmöte kommer du ha fullt upp med att inkludera alla deltagare samt att få tekniken på plats. Det kan vara skönt att slippa ansvaret för dokumentation.

Under mötet;

✓ Bra stämning – Som mötesledare välkomnar du alla, går igenom syfte, mål och agenda. Var tydlig med när mötet startar och är det många som inte känner varandra kan en presentationsrunda vara bra.
✓ Paus – Även om mötet är digitalt har vi fortfarande ett behov av att gå på toaletten, hämta kaffe osv- precis som ett vanligt möte.
✓ Avstämning – Under mötet, be samtliga mötesdeltagare att stämma av regelbundet att de är med. Det kan vara genom chattverktyget eller muntligt efter varje agendapunkt.
✓ Dialog – Ett bra knep är att alla mötesdeltagare börjar sina samtal med sitt eget namn, så att det blir tydligt vem som pratar. Den som inte pratar får gärna stänga av sin mikrofon för att inte skapa oljud bland deltagarna.

Efter mötet;

✓ Protokoll – Be den som antecknat att skicka över sin dokumentation av mötet och fyll i det som du tycker saknas. Maila ut protokollet till samtliga deltagare.
✓ Uppföljning – Tänk igenom vad som gick bra och dåligt. Uppfyllde ni syfte och mål med mötet?
Konferenslokal i eget hus med utsikt över Stockholms inlopp
delfin i spa-pool vid havet vid stockholms inlopp